企业邮箱容量不够怎么办

企业邮箱容量不够时，先判断是单个账号已满、公共邮箱堆积，还是整个企业套餐空间不足，再决定清理、归档或扩容；直接批量删除邮件，很容易把合同、报价和售后记录一起删掉。管理员应查看各账号占用、超大附件、垃圾箱和已发送邮件，给需要长期留存的业务邮件设置归档位置，再按岗位调整容量。辉耀网络办理企业邮箱与域名配套服务时，可协助核对账号使用情况、套餐限制和迁移条件，让扩容费用与实际需要对应。容量告警只是表面现象，真正要解决的是邮件保留规则和账号管理方式。

先确认空间到底被什么占满

进入企业邮箱管理后台，查看各账号已用空间、邮件数量和最近增长速度。销售、采购、财务往往附件多，使用量会明显高于普通岗位；公共服务邮箱若无人定期整理，也可能几年内堆积大量通知和垃圾邮件。

抽查占用最大的账号，按附件大小和日期排序。视频、设计稿和安装包不适合长期依赖邮箱保存，可以转到有权限控制的文件存储中，再保留发送记录和文件链接。垃圾箱、已删除邮件和已发送文件是否计入容量，要以邮箱服务商当时规则为准。

清理前先定保留范围

合同、报价确认、付款沟通、客户投诉和售后处理等邮件可能需要长期查阅，不能因为空间不足随手删除。企业可按业务类型规定保留期限，并让责任部门确认。个人订阅、重复通知和已失效的大附件，可以在核对后批量处理。

清理前做一次导出或归档，并抽查能否重新打开。归档文件也要有访问权限和备份，不能从邮箱挪到某台员工电脑后就算安全。涉及法律、财务或争议资料时，保留要求应由企业相关负责人确认。

扩容还是换套餐怎么判断

如果只有一两个岗位空间不足，优先看是否支持单账号扩容；多数员工都接近上限，整体升级可能更合适。比较时除了容量，还要看单封附件限制、归档能力、管理日志、移动端、备份和迁移支持。价格会随服务商、账号数量和购买周期变化，应以当期报价为准。

辉耀网络协助企业邮箱配置时，会把账号数量、岗位使用差异和域名解析一起核对。若准备更换服务商，先确认历史邮件迁移方式、通讯录、客户端配置和切换时间，避免新邮箱开通后旧邮件找不到。

建立容量预警避免重新塞满

建议在使用量达到70%、85%和95%时分级提醒，由员工处理个人邮件，管理员关注持续增长的账号。每月查看一次容量报表，每季度复盘公共邮箱和离职账号。不要等到无法收信后才发现问题。

今天先导出占用最高的五个账号和超大附件清单，标出必须保留、可以归档和可以删除三类，再决定是否扩容。